iWLZ 2.0 (Ingangsdatum april 2018)

De wijzigingen voor de iWLZ 2.0 zijn in april 2018 van kracht geworden. Hieronder is een deel van het draaiboek van de migratie en een overzicht van de wijzigingen te vinden. Voor de laatste stand van zaken rondom de wijzigingen in wet- en regelgeving rondom onder meer de iWLZ 2.0 kun je terecht bij iStandaarden.

Laatst herzien op: 20 april 2018

Naslag uitgestuurde mailings vanaf 20 maart 2018

Sinds de ingangsdatum van de nieuwe standaard is Ons Administratie op veel vlakken rondom de WLZ volop doorontwikkeld. Deze functionaliteit is verwerkt in onze reguliere handleidingen rondom legitimaties, berichtenverkeer en declaraties en via mailings gecommuniceerd. Om enigszins overzicht te geven in de functionaliteit die voortbouwend op de nieuwe standaard ontwikkeld is, vind je hieronder linkjes naar de diverse mailings die uitleg geven over de nieuwe functionaliteit. De mailings bevatten linkjes naar relevante handleidingen.

20 april: Belangrijke functionele wijzigingen rondom WLZ
10 april: Geen webcast versie 2018.3 - Toelichting belangrijkste functionaliteiten
3 april: Ons Administratie: belangrijke informatie over migratie nieuwe standaarden
21 maart: Uursoortfinanciering importeren

Webcast

Op 6 maart hebben we een webcast gegeven, waarin de diverse wijzigingen rondom wet- en regelgeving de revue passeerden. De webcast geeft onder meer  informatie over de migratiestappen en functionele wijzigingen die als gevolg van de wijzigingen in wet- en regelgeving doorgevoerd zijn of nog op de planning staan.

Je kunt de webcast hier terugkijken. Je vindt hier ook diverse gestelde vragen met bijbehorende antwoorden.

Migratie

De migratieperiode start op donderdag 29 maart en eindigt op maandag 2 april. De migratieperiode kent drie fases, waarbinnen het oude berichtenverkeer afgesloten wordt en het nieuwe berichtenverkeer van start gaat. Binnen elke fase gelden specifieke regels rondom het berichtenverkeer. Raadpleeg voor een volledig overzicht van regels en afspraken het landelijk draaiboek migratie iWLZ.


1. Afsluitingsfase

Deze loopt van donderdag 29 maart 17.00 uur tot vrijdag 30 maart 17.00 uur.

Belangrijk voor zorgorganisaties:

  • Uiterlijk 30 maart 12.00 uur moeten alle AW35 en AW39-berichten verstuurd zijn.
  • Vanaf 30 maart kunnen er geen AAT’s meer ingediend worden.
  • Uiterlijk 30 maart 17.00 uur mogen er geen ‘nog te versturen’ berichten iWlz 1.2 meer klaar staan en moeten alle iWlz 1.2-berichten ingelezen zijn. Tevens moeten alle retourberichten verzonden zijn.
  • Sluit lopende legitimaties niet af via een MUT. Zie hiervoor de uitleg onder 3. 'Ingebruikname berichtenverkeer volgens iWlz 2.0 bij ‘Hoe werkt dit door in Ons Administratie’.

Hoe werkt dit door in Ons Administratie?
Gedurende de afsluitingsfase staat Ons Administratie aanvankelijk nog berichtenverkeer toe. Daarbij worden technisch de bovenstaande regels gevolgd. Zijn acties vanaf een bepaald moment niet meer toegestaan? Dan zal deze optie niet meer uit te voeren zijn in Ons Administratie.

2. Transitiefase

Deze loopt van 30 maart 17.00 uur tot 2 april 24.00 uur.

Gedurende deze periode is er géén berichtenverkeer mogelijk.

Hoe werkt dit door in Ons Administratie?
Gedurende de transitiefase staat Ons Administratie geen berichtenverkeer toe.

3. Ingebruikname berichtenverkeer volgens iWlz 2.0

Vanaf 3 april mogen er alleen berichten uitgewisseld worden volgens de standaard iWLZ 2.0.

Hoe werkt dit door in Ons Administratie?
iWlz 2.0 zal per 3 april automatisch geactiveerd zijn in Ons Administratie. Per 3 april zullen zorgkantoren nieuwe indicaties afgeven ter vervanging van de al bestaande indicaties. Hier zijn twee opties mogelijk:

1) Bij nieuwe indicaties waar het besluitnummer van de indicatie gelijk is aan het besluitnummer van de voorgaande indicatie, zal de voorgaande legitimatie niet gesloten (geveegd) worden. De applicatie beschouwt de ingelezen indicatie in dat geval als een aanpassing van de reeds bestaande indicatie. De reeds bestaande indicatie wordt aangevuld en aangepast met de gegevens uit de nieuw toegestuurde legitimatie. Daarnaast zal Ons Administratie de ZZP's en eventuele functies uit de reeds bestaande indicatie voorzien van een einddatum van 31 maart 2018.

2) Bij nieuwe indicaties waar het besluitnummer van de indicatie niet gelijk is aan het besluitnummer van de voorgaande indicatie, zal de voorgaande legitimatie geveegd worden. De voorgaande indicatie wordt hiermee automatisch gesloten. Op deze wijze hoeft er geen MUT aangemaakt en verzonden te worden.

Ingangsdatum 1 april* : automatische MAZ-mogelijkheid via bulk-MAZ knop
Meer informatie over de knop is te vinden in deze handleiding.

Is de ingangsdatum van de nieuwe indicatie 1 april en is de toewijzingdatum 31 maart, 1 april of 2 april? En is er in het verleden al een MAZ uitgestuurd over het indicatiebesluit? Dan betekent dit in feite een voortzetting van de zorg die al verleend werd. In dat geval is het als zorgorganisatie mogelijk om via een bulk-MAZ knop al deze doorlopende toewijzingen ineens te MAZ'zen. Dit gebeurt zowel zowel bij de legitimaties die niet geveegd zijn, als bij de legitimaties met een nieuwe logische sleutel.

Bij de bulk-MAZ knop wordt een Excel-rapportage opgeleverd, waarin voor alle ingelezen indicatiebesluiten terug te vinden is welke ZZP's en functies gemazd zijn, maar ook welke besluiten niet gemaz'd zijn.

De aangemaakte MAZ-berichten worden na de bulk-MAZ klaargezet op het dashboard via de signalering ‘Maz-bericht aanmaken’. Het is aan de zorgorganisatie zelf om deze te downloaden en aan te leveren bij Vecozo of klaar te zetten in de Berichtenbox. Legitimaties met een ingangsdatum van 1 april moeten uiterlijk 13 april gemaz’d zijn.

Ingangsdatum anders dan 1 april*?
Staat de ingangsdatum van de nieuwe of aangepaste legitimatie niet op 1 april (ook al staat de toewijzingsdatum wel op 31 maart, 1 april of 2 april)? Dan kan Ons Administratie niet herleiden of het een voortzetting van reeds verleende zorg is. In dit geval verschijnt de ingelezen legitimatie in de signalering ‘Melding aanvang zorg maken’, waarna per cliënt handmatig een MAZ of MUT aangemaakt kan worden. Deze toewijzingen kunnen niet via de bulk-MAZ geMAZ'd worden.

Aanpassingen in legitimaties met terugwerkende kracht
De opties in Ons Administratie volgen de mogelijkheden die iWlz 2.0 toestaat. Indien aanpassingen met terugwerkende kracht doorgevoerd moeten worden, dient er contact opgenomen te worden met het Zorgkantoor als de opties in Ons Administratie de gewenste wijziging niet ondersteunen.

Heeft de wijziging betrekking op een moment in 2017? Dan dient er te allen tijde contact met het Zorgkantoor opgenomen te worden.

Toewijzing van percentages bij Zorgzwaartepakketten
In iWlz 2.0 bevatten alle zorgtoewijzingen een percentage. Hier vind je meer uitleg over de betekenis van de toegewezen percentages. Via een AAT kunnen zorgaanbieders een aangepaste zorgtoewijzing aanvragen en een verdeling doorgeven van de zorg over verschillende zorgaanbieders. De functionaliteit rondom een AAT in Ons Administratie bevat de vereiste mogelijkheden om stap voor stap een correcte aanvraag te kunnen aanmaken. Meer details over deze werkwijze zijn te vinden in deze handleiding

Raadpleeg het landelijk draaiboek migratie iWLZ voor de regels rondom het aanmaken van een AAT bij verschillende percentages. Ook is er een rekenmodule beschikbaar om het juiste zorgaandeel per zorgverlener te kunnen berekenen. De rekenmodule en bijbehorend adviesformulier zijn bij de zorgkantoren beschikbaar.

Inhoudelijke wijzigingen

Functies worden niet meer geïndiceerd en toegewezen

Er worden veelal geen functies meer geïndiceerd of toegewezen. Ook BG-GRP wordt niet meer als aparte functie geïndiceerd of toegewezen.

Uitzondering
Bij cliënten die vallen onder subsidieregelingen voor ADL of de WLZ-subsidieregeling worden nog wel functies geïndiceerd en toegewezen. 

Wijzigingen rondom MPT, VPT en Verblijf

Het Modulair Pakket Thuis wordt een losse, nieuwe leveringsvorm (MPT). Een MPT wordt net als een VPT en Verblijf direct toegewezen. De toewijzing vindt plaats als zorgprofiel. Er worden dus geen losse functies toegewezen.

MPT's, VPT en Verblijf
MPT's en VPT's kunnen door verschillende aanbieders worden geleverd. Elke aanbieder levert dan een bepaald percentage van het zorgprofiel. Deze percentages worden toegekend via de legitimatie.
De volgende percentages kunnen toegewezen worden:

  • 100% - Dit is het 'standaard' percentage. Hierbij levert de zorgaanbieder alle aan de cliënt geïndiceerde zorg en binnen het budget.
  • 1% - Dit percentage kan worden toegewezen als het zorgkantoor niet in staat is om het juiste percentage vast te stellen. Hierbij wordt de verantwoordelijkheid bij de zorgaanbieder gelegd om de juiste verdeling aan het zorgkantoor aan te leveren. Dit moet via een AAT worden gedaan door de Coordinator 'Zorg thuis' of de dossierhouder (zie volgende alinea).
  • Ander % - Het is mogelijk dat een zorgaanbieder een percentage lager dan 100% ontvangt. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de cliënt een hogere ZZP geïndiceerd heeft gekregen, terwijl er een lagere ZZP toegewezen is aan de zorgaanbieder (er is bijvoorbeeld VV6 geïndiceerd, maar de toewijzing bevat een VV5). Ook is het mogelijk dat er meer dan 100% geleverd moet worden. Dit kan bijvoorbeeld als er extra zorg geleverd moet worden in verband met bijzondere cliënt-omstandigheden. Hierbij kan 1 zorgaanbieder meer dan 100% leveren, maar ook is het mogelijk dat het totaal van alle zorg leverende aanbieders gezamenlijk boven de 100% uitkomt.

Dossierhouder en coordinator 'Zorg thuis'
In het geval van VPT en Verblijf wordt er een dossierhouder toegevoegd: dit is de voorkeursaanbieder van de cliënt. In het geval van een MPT wordt er gesproken over een coordinator 'Zorg thuis'. De coordinator 'Zorg thuis' hoeft niet perse de voorkeursaanbieder te zijn. Wel moet het een van de zorgleverende aanbieders zijn.

Een MPT-aanvraag moet via een AAT ingediend worden door de coordinator 'Zorg thuis'. Is er geen coordinator 'Zorg thuis', dan dient de dossierhouder de AAT in en deze moet in de AAT vermelden wie de coordinator 'Zorg thuis' wordt.

In alle gevallen kan een AAT worden verstuurd zonder een MUT. Dit gebeurt bijvoorbeeld als er extra budget moet worden aan gevraagd of als de aanbieder wijzigt.

Uitwerking in Ons Administratie
De nieuwe regelgeving wordt in versie 2018.2 van Ons Administratie automatisch verwerkt in de opties rond het berichtenverkeer. 

Wijziging in ZZP, leveringsstatussen en leveringsvormen

ZZP wordt zorgprofiel

  • De benaming ZZP wordt veranderd naar Zorgprofiel.
  • Het wordt mogelijk om meerdere zorgprofielen tegelijkertijd open te hebben, bijvoorbeeld in het geval van overbruggingszorg.

Leveringsstatussen

  • De leveringsstatus 'Wenswachtend' wordt veranderd naar 'Niet actief wachtend'.
  • De leveringsstatus 'Slapend wachtend' wordt veranderd naar 'Niet wachtend'.

Leveringsvorm

  • De leveringsvorm ZIN wordt veranderd naar 'Verblijf'

Uitwerking in Ons Administratie
De nieuwe regelgeving wordt in in versie 2018.2 van Ons Administratie automatisch verwerkt in de opties rond het berichtenverkeer. 

Wijzigingen in soorten toewijzingen
  • Transferzorg vervalt en komt te vallen onder Overbruggingszorg.
  • Alternatieve zorg vervalt en komt te vallen onder Reguliere zorg.
Wijzigingen in voorschriften rondom MUT

Een MUT is niet meer nodig bij het einde van de zorglevering op de einddatum van de toewijzing.

Wel is een MUT nodig bij voortijdige beeindiging van de zorglevering, bij een verandering van leveringsvorm of bij een verhuizing/overplaatsing.

Uitwerking in Ons Administratie
De nieuwe regelgeving wordt in versie 2018.2 van Ons Administratie automatisch verwerkt in de opties rond het berichtenverkeer. 

Verwijdering en toevoeging diverse elementen

De volgende elementen worden uit de nieuwe standaard verwijderd omdat deze overbodig zijn:

  • Aanvraagnummer
  • Cliëntnummer
  • CizCode


De volgende elementen zijn in de nieuwe standaard toegevoegd:

  • Opname en partneropname. Met partneropname kan aangegeven worden dat er sprake is van een partnerverblijf.
Overige wijzigingen
  • Bij een gedeeltelijk PGB wordt PGB opgenomen in de AW33. Daarbij wordt geen percentage meegegeven.
  • Diakrieten zijn nu op alle posities van de voorletters te gebruiken.
  • Verplichte elementen kunnen niet meer als een leeg element worden aangeleverd.
  • De prestatie 'HV' wordt 'huishoudelijke hulp' in plaats van 'Schoon huis'.
  • Het element huisnummertoevoeging mag maximaal uit een combinatie van vier hoofdletters en cijfers bestaan. Spaties zijn niet meer toegestaan.